Texte d’Ademar Bogo écrit en 2000 pour faciliter la réalisation des réunions.

Il n’est pas inhabituel de nous retrouver dans une situation où nous ne savons plus comment poursuivre une réunion. Cela arrive pour différentes raisons, comme le manque de préparation, la définition des thèmes de la réunion sans objectifs clairs, voire même parce que nous sommes de piètres animateur-trice-s de réunions, et que nous n’arrivons pas à dynamiser la réunion.

En ce sens il est important, à chaque fois que quelqu’un-e convoque ou anime une réunion, qu’en plus de la préparer, il convoque d’autres personnes pour l’aider.

Pour qu’une réunion atteigne ses objectifs nous devons nous attacher à comprendre trois aspects : ce que c’est, comment la préparer, et comment conduire la réunion.

La réunion est un moment pendant lequel un groupe se rencontre pour discuter, évaluer les différentes options et prendre des décisions. Ça, c’est si nous nous limitons uniquement à une approche rationnelle de l’organisation et de l’être humain.

Si nous voulons vraiment valoriser les personnes qui composent le groupe et l’organisation, il nous faut aussi prendre en compte d’autres facettes de l’être humain (sentimental, émotionnel, etc..) que ce dernier cherche aussi à satisfaire pendant la réunion, en plus de l’aspect politique.

Beaucoup de militant-e-s et de dirigeant-e-s croient que la réunion se limite à la rencontre et la discussion des points prévus (à l’ordre du jour), mais iels se trompent complètement, car pour faire une réunion de deux heures, il est probablement nécessaire de travailler cinq, voire dix fois plus, pour la préparer. Des études montrent que les conditions pour une bonne réunion se se répartissent ainsi : à 50% dans ce qui a été fait avant de la commencer, à 30% dans le fait d’avoir un-e bon-ne coordinateur-trice, et seulement 20% sont de la responsabilité des participant-e-s, pour que la réunion soit de fait un succès.

Nous pourrions identifier sept points précis pour faire une bonne réunion :

1. Définir les objectifs de la réunion et préparer l’ordre du jour.

2. Convoquer les participant-e-s à l’avance.

3. Préparer le local, qui doit être confortable, facile d’accès et où l’on se sent à l’aise.

4. Prévoir les bons horaires de début et de fin pour éviter la fatigue et les pertes de temps inutiles

5. Le-a coordinateur-trice doit s’assurer que les points sont abordés dans l’ordre, et donner à tou-te-s la possibilité d’exprimer leur avis dans le temps imparti.

6. Transmettre correctement la répartition des tâches définies.

7. Évaluer l’avancement pour savoir ce qui doit être amélioré.

Pour bien se dérouler, une réunion doit être préparée à l’avance. Il ne suffit pas de marquer la date de la réunion sur l’agenda et de rester à attendre que le jour et l’horaire arrêtés arrivent.

1. Réunir une équipe de préparation

L’équipe de préparation sera la responsable et garante que la réunion sera bien faite. Pour cela, il lui faudra passer par différentes étapes :

2. Fixer ou revoir les objectifs à atteindre lors de cette réunion

Nous ne pouvons pas commencer une réunion sans avoir clairement en tête ce que nous en attendons., même si bien souvent le résultat atteint sera différent de ce à quoi nous nous attendions, l’important est que nous arrivions à un résultat concret. Nous pourrions dire que nous avons toujours deux types d’objectifs dans chaque réunion : le premier type, que nous allons appeler les objectifs généraux, qui sont larges et qui suivent la ligne politique de l’organisation. Le deuxième type, que nous allons appeler les objectifs spécifiques, qui sont fixés pour la réunion ou pour chaque point de l’ordre du jour.

3. Préparer l’ordre du jour de la réunion

L’ordre du jour n’est rien de plus que l’alignement des points dont nous voulons discuter avec tous les éléments, de préférence avec les objectifs à atteindre, la méthodologie utilisée pour mener la discussion et l’approbation de chaque point, ainsi que le temps qui doit y être consacré.

Il faut toujours prévoir un espace pour que les personnes présentes à la réunion puissent ajouter un quelconque sujet qui ne pourra pas être remis à plus tard. Ceci est fait lors de la présentation de l’ordre du jour.

4. Définir la date, le lieu et les équipes de travail

Une fois que la date est arrêtée, il faut réfléchir à un lieu qui soit facile d’accès et qui soit adéquat pour faire une bonne

réunion. Il n’est pas nécessaire que ce soit un endroit luxueux, il faut juste qu’il soit confortable ou au moins qu’il réunisse les commodités suivantes : des bancs pour s’asseoir, une salle ou un lieu ventilé, des toilettes proches, de la lumière si la réunion se fait de nuit, de l’eau potable pour boire, etc…

Après cela, il faut penser aux équipes qui contribueront au déroulement de la réunion. Pour cela, il faut distribuer les tâches entre tou-te-s, en commençant par établir la liste des tâches :

• • • Confection et distribution des invitations
    • Impression de l’ordre du jour et des autres matériels
    • Décoration et préparation du local
    • Animation de la réunion
    • Nourriture, hébergement, en-cas si la réunion se prolonge
    • Sécurité pour garantir la tranquillité des participant-e-s.
    • Accueil et transport, si besoin
    • Au besoin, prise de contact et accompagnement des conseiller-e-s/bureaux d’études ?
    • Au besoin, préparation de dossiers et de matériel didactiques, selon que la réunion soit centrée sur l’étude ou sur la prise de décisions pratiques.
    • Définition de qui coordonnera la réunion et fera le secrétariat de la réunion. Dans les réunions rapides qui ne permettent pas cette préparation, la première étape consiste à définir qui coordonnera la réunion.

Pour chaque activité citée ci-dessus, et pour les autres activités qui vont forcément apparaître, il faut donner la responsabilité à des équipes ou des personnes de les réaliser. Plus les tâches seront réparties, plus la participation et la responsabilisation des personnes impliquées seront importantes.

Comme nous l’avons vu, une réunion se fait en plusieurs étapes. Nous pouvons dire qu’elle commence dès le moment de la définition des objectifs, bien avant que les personnes aillent s’asseoir dans une salle ou dans un autre lieu.

Le déroulement de la réunion correspond au moment du regroupement des personnes dans un seul et même lieu. Pour faciliter l’explication de ce moment, nous allons le séparer en plusieurs étapes.

1. Accueillir les personnes

Généralement les personnes n’arrivent pas toutes au même moment, elles arrivent au fur et à mesure. Si c’est un groupe qui se connaît, il n’y a pas de problème car les personnes vont spontanément s’intégrer et passer le temps tout en attendant le début de la réunion. Mais s’il s’agit d’une réunion d’un groupe de personnes qui ne se connaissent pas encore, il n’y a pas encore de franches relations, et il est donc naturel que les personnes s’isolent. C’est pour cela qu’il est important de constituer une équipe qui les accueille et leur prête attention avant de commencer la réunion.

 2. Ouvrir la réunion

L’ouverture doit être une cérémonie préparée à l’avance en fonction de l’ambiance et du nombre de personnes qui participeront à la réunion. Beaucoup qualifient cette étape comme faisant partie de la mystique, c’est à dire une manière de faire exister des aspects de la réalité et de l’utopie qui puissent être constatés et interprétés par tou-te-s afin d’harmoniser les perceptions autour d’une recherche d’unité et d’une anticipation des objectifs stratégiques que nous voulons atteindre.

L’ouverture peut se décomposer de la manière suivante :

• • • Animation initiale et mystique

C’est le moment fort de l’ouverture pendant lequel s’expriment les sentiments et pendant lequel la joie est la valeur centrale. Il est possible de rendre hommage aux leader-euse-s ou aux martyr-e-s, de chanter l’hymne de l’organisation ou l’Hymne National Brésilien.

• • • Présentation des objectifs de la réunion

C’est à ce moment que sont présentés les objectifs de la réunion. Si c’est une grosse réunion, il faut penser à composer une table avec différentes personnes, dans le cas où des représentant-e-s d’autres organisations prennent la parole. S’il s’agit d’une petite réunion, il suffit que quelqu’un-e explique rapidement les objectifs de la réunion.

• • • Présentation des personnes présentes

S’il y a des personnes qui ne se connaissent pas encore dans la réunion, il est important de prendre un temps pour que tou-te-s puissent dire leurs noms, d’où iels viennent et ce qu’ils font pour tranquilliser tout le monde et aussi pour créer une identité affective dans le groupe.

Si tout le monde se connaît au sein de la réunion, il est possible de prendre ce temps pour mettre en avant les vertus de chacun-e, ce qu’iel aime faire, ce qu’iel a fait pendant la semaine, exprimer comment chacun-e interprète le symbole accroché, réciter une poésie spontanément, chanter, bref, de souligner les qualités des personnes. Certains groupes se réunissent depuis des années et leurs membres ne se connaissent pas entre elleux et n’en reviennent pas quand ils voient par hasard un des membres se révéler dans une activité, puisque personne ne connaissait ou ne s’était rendu compte des qualités cachées de cette personne.

3. Préparation et début des discussions

Après avoir fait une session d’ouverture, plus ou moins longue selon la nature de la réunion, il faut proposer une démarche pour lancer les discussions.

Présentation des points à aborder       

Ceci peut seulement se faire si une coordinateur-trice a été désigné-e et si un ordre du jour a été élaboré. Dans le cas contraire, il faut d’abord choisir une coordinateur-trice et un-e secrétaire et lister les points à aborder.

La manière de présenter les points de l’ordre du jour dépend de la capacité et de l’initiative du coordinateur-rice. La présentation peut se faire par la lecture des points qui sont imprimés sur une feuille, sur une affiche ou d’une autre manière. L’important est que tout le monde comprenne ce qui va être discuté.

Valider l’ordre du jour, prévoir le temps imparti pour chaque point et définir l’horaire de fin de la réunion.

Le coordinateur peut déléguer certaines tâches, comme le suivi du temps, le respect de la discipline, l’attention aux besoins des participant-e-s et d’autres orientations à plusieurs participant-e-s, ou demander à ce que les responsables de la sécurité le fassent.

4. Organisation du débat sur chaque point

Le-a coordinateur-trice a la responsabilité de présenter le point à aborder de concert avec les objectifs qu’il s’agit d’atteindre avec cette discussion, d’établir la méthodologie sur la forme de la discussion -en plénière ou en sous-groupes, ou autrement-. Iel procède en observant les étapes suivantes :

a) Iel ouvre la discussion

Iel répartit la prise de parole par ordre d’inscription, en limitant le temps de prise de parole si nécessaire.

Le-a coordinateur-trice doit rester attentif-ve pour veiller à noter les suggestions de feuilles de route qui ressortent déjà des prises de parole.

b) Listing et approbation des propositions

À la fin du temps de discussion sur un point spécifique, le-a coordinateur-trice intervient en listant les propositions, en mentionnant qui les a faites. Si ces propositions sont contradictoires, iel doit demander aux responsables respectif-ve-s de ces propositions de détailler davantage ce qu’elles impliquent et, dans la mesure où c’est clair, les soumettre au vote, la volonté de la majorité s’imposant. Dans le cas où les propositions sont complémentaires, le-a coordinateur-trice doit être capable de les réunir en une seule qui servira de feuille de route.

c) Distribution des tâches

Tout échange doit viser des prises de décisions correctes, et ces décisions exigent une définition des activités qui pourra servir de départ pour une nouvelle planification, ou alors ce point de la réunion s’achèvera par la simple réalisation d’une tâche.

Par exemple : si la discussion arrive à la conclusion qu’il faut faire une mobilisation massive, cela veut dire qu’il est nécessaire d’élaborer un plan avec les détails pour que la mobilisation ait lieu, ce qui peut être commencé pendant la réunion ; ou la tâche d’élaborer un plan, qui sera discuté à la prochaine réunion, peut être confiée à un groupe. À l’inverse, si la discussion a conduit à la clôture du sujet, comme payer le loyer du siège par exemple, il faut juste définir qui procédera au paiement.

Tous les points doivent être traités de cette manière et éliminés un par un, avec les étapes à suivre et la distribution des tâches.

5. Clôture de la réunion

Pour clore la réunion, il est important que le-a coordinateur-trice suive les étapes suivantes pour savoir si la réunion est réussie.

1. Demander au-à le-a secrétaire qu’iel lise les conclusions

Le-a secrétaire doit reprendre les points, rapporter les conclusions atteintes et les responsables de chaque tâche. Au coordinateur-trice de choisir comment mettre en avant les conclusions : par des applaudissements, ou par un mot d’ordre, etc.

Le-a coordinateur-trice doit observer si les objectifs sont atteints, et demander aux participant-e-s de faire de même.

2. Evaluer la réunion

Il est possible de prendre un bref moment pour évaluer la réunion et recueillir les suggestions pour la prochaine.

3. Programmer la prochaine réunion

En tant que groupe organisé, dans l’éventualité où il n’existe pas encore de calendrier défini, il faut prévoir la date et le lieu de la prochaine réunion ou bien prévenir qu’une invitation sera envoyée par la suite pour que tou-te-s puissent se réunir de nouveau.

4. Clore la réunion

Il doit toujours y avoir une clôture de la réunion. Cette clôture doit être joyeuse, et pour cela la personne ou l’équipe qui en est chargée doit prendre l’initiative de clore la réunion, ce qui peut se faire en permettant à chaque participant-e de partager des souvenirs, en chantant des hymnes, en prévoyant des prises de paroles et des discours, etc.

Dans la mesure où elle se clôture, une réunion doit laisser une sensation de joie à ses participant-e-s pour qu’iels ressentent l’envie de revenir à la prochaine.